Быстрые шаги
Запишите, что нужно вашим сметам
Пройдитесь по трём последним сметам и запишите, что повторялось во всех: разделы, единицы измерения, условия оплаты, исключения. Это и есть настоящий список требований, а не список функций от поставщика.
Соберите настоящую смету в каждой программе
Возьмите выезд, который вы сделали на этой неделе, и соберите по нему полную смету в каждой системе, которую проверяете, лучше с телефона. Засеките, сколько времени это заняло и где вы застряли.
Отправьте себе и проверьте сторону клиента
Отправьте смету на свой телефон, как будто вы клиент. Открывается ли она без установки, читается ли на иврите и понятно ли, как её подтвердить?
Проверьте, что происходит после подписи
Попробуйте превратить подписанную смету в договор, добавить допработу и составить график платежей. Именно здесь большинство инструментов отличаются друг от друга.
Перенесите шаблоны и цены
После выбора сначала перенесите позиции и цены, которые у вас повторяются, и только потом открытые сметы. Старые закрытые сметы могут остаться в архиве.
Что обязательно должно быть
Ведомость объёмов работ, позиции работ, условия оплаты, срок действия сметы, подпись и возможность оформить изменение работ.
Помимо этого списка, проверьте, что программа считает НДС по типу вашего бизнеса, позволяет прямо написать, что не входит в смету, и хранит шаблоны по специальности, чтобы смета на ванную комнату не начиналась каждый раз с чистого листа.
- Аккуратный PDF
- Копирование смет
- Связь с клиентом и проектом
- Отслеживание статуса
Проверка настоящим рабочим днём
Демонстрация у менеджера по продажам всегда работает. Важно то, что происходит в ваш обычный день. Прогоните через каждую программу эти сценарии и запишите для каждого, прошёл ли он легко, с трудом или не прошёл вообще:
| Сценарий | Что проверяем |
|---|---|
| Составить смету в машине после выезда | Можно ли добавить позиции, объёмы и фотографии с телефона без нервов |
| Клиент просит разбить смету на два варианта | Сколько времени занимает скопировать смету и изменить позиции |
| Клиент не отвечает три дня | Видно ли, открыта ли смета и когда |
| Клиент согласен | Может ли он подписать с телефона и что сохраняется как доказательство |
| Посреди работ нужна допработа | Создаётся ли допработа из исходной сметы и подписывается ли отдельно |
Сметы, договоры и допработы — с подписью по ссылке, бесплатно
Отправляете с телефона в WhatsApp, знаете, когда клиент открыл и подписал, и каждое изменение в работе остаётся подписанным.
Без карты. Каждый новый аккаунт начинается с 30 дней полного RBM Pro, а потом продолжает работать бесплатно. RBM Pro — сбор оплаты, портал для владельца квартиры и CRM — ₪149 + НДС в месяц; для первых 100 подписчиков ₪99 + НДС, зафиксировано на 12 месяцев.
- Смета с телефона — по шаблону вашей специальности
- Договор и допработы с подписью по ссылке
- Вы знаете, когда клиент открыл и подписал
- В Pro: авансы, оплата по этапам и портал для владельца квартиры
Что происходит после отправки
Большинство инструментов хорошо собирают документ и слабы в том, что происходит после. Но именно там решается, будет ли сделка. Смета, отправленная файлом в WhatsApp, теряется в переписке, и вы понятия не имеете, открыл ли её клиент вообще.
Отправка ссылкой меняет картину: клиент открывает смету с телефона, видит её на иврите и может подтвердить и подписать. Вы видите, когда смета была открыта, и можете связаться повторно в нужный момент, а не гадать. Смета, которую открыли три раза и не подписали, это звонок, который стоит сделать сегодня.
Изменения работ, связанные со сметой
Допработы это место, где утекает прибыль. Если программа позволяет оформить допработу отдельным документом, который ссылается на исходную смету и подписывается до выполнения, расчёт в конце проекта превращается в сложение подписанных документов, а не в спор.
Проверьте также, что допработы прибавляются к общей сумме работ, чтобы в любой момент было понятно, сколько клиент должен всего: исходная смета плюс согласованные допработы.
Чего остерегаться
Программа, которая делает красивый документ, но не связывает его с проектом, оставит много ручной работы после подписания сделки.
Остерегайтесь и программы, которая хорошо работает только на компьютере. Большинство смет подрядчика рождаются на объекте или в машине, и система, неудобная на телефоне, вернёт вас к блокноту и голосовым сообщениям. И спросите, что будет с вашими данными, если вы решите уйти: аккуратный экспорт это хороший знак.
Что RBM делает со сметами
В RBM сметы, договоры и допработы составляются с телефона, из шаблона вашей специальности, с позициями, единицами, объёмами и НДС по типу бизнеса. Смета отправляется ссылкой в WhatsApp, вы видите, когда клиент её открыл, и он подписывает с телефона. Это бесплатно до 10 документов в месяц, без карты.
Договор можно заполнить из существующей сметы, а допработа составляется и подписывается отдельно. В RBM Pro утверждённая смета становится проектом с этапами и бюджетом без повторного ввода, и оттуда вы переходите к сбору оплаты и порталу для владельца квартиры.
Почему телефон и есть настоящая проверка
Большинство подрядчиков в рабочее время не сидят за компьютером. Они на объекте, в машине или у поставщика, и решение, отправить смету сегодня или «завтра вечером», зависит от того, насколько легко собрать её с телефона. Смета, отправленная в день выезда, приходит к клиенту, пока он ещё вас помнит.
Поэтому проверяйте каждую программу на экране телефона и на обычном мобильном интернете: видны ли позиции без увеличения, можно ли добавить строку одной рукой и сохраняется ли смета, когда связь обрывается на середине.
Частые ошибки в сметах и ведомостях объёмов работ
Слабая смета обходится дорого ещё долго после отправки. Вот ошибки, которые повторяются:
- Отправляют смету без разбивки по позициям, а потом начинается спор о том, что в неё входит.
- Нет электронной подписи, а значит, нет доказательства согласия.
- Изменения работ не вносятся в смету, поэтому за них не берут деньги.
- Смета не связана с проектом и платежами. Данные переносят вручную, и появляются ошибки.
- Назначают цену без опоры на реальную себестоимость.
Кому подходит работа со сметами в RBM
Подходит тем, кто отправляет много смет и ведомостей объёмов работ и должен связать их с проектом и платежами. Меньше подходит тем, кто отправляет одну простую смету сообщением.
| Подходит, если | Меньше подходит, если |
|---|---|
| Отправляете много смет и изменений работ | Одна простая смета за долгое время |
| Нужна подробная ведомость объёмов работ | Хватает общей цены в сообщении |
| Хотите связать смету с проектом и платежами | Не ведёте проекты в системе |
Рабочий чек-лист
- Позиции и строки цен
- Подпись
- Изменения работ
- Связь с платежами
- Связь с проектом
- Удобная работа с телефона