Проблемы бизнеса
Контроль прибыльности: увидеть убыток до того, как проект закончится
Контроль прибыльности в ремонтном проекте требует постоянно следить за ценой, затратами, платежами, изменениями по работам и расходами. Если проверять прибыль только в конце, исправить что-то вовремя уже трудно.
- Высокий уровень безопасности
- Иврит и русский
- Работает с компьютера и телефона
- Личная поддержка при внедрении
Как это выглядит на реальном объекте
Проект, который теряет деньги, почти никогда не выглядит так в середине. Клиент доволен, работа идёт, платежи приходят более или менее вовремя. Только когда в конце сводят счёт, выясняется, что материалы обошлись дороже плана, субподрядчик по облицовке взял два лишних дня, а три мелкие допработы сделали без счёта.
Причина в том, что затраты разбросаны: чеки из магазина в кармане у рабочего, счёт субподрядчика в почте, часы бригады в тетради. Ни один из этих источников не связан с проектом, поэтому картину не видно, пока кто-то не сядет и не сведёт всё вручную, обычно когда исправлять уже поздно.
А когда картина неясна, решения о следующем проекте тоже принимаются по ощущению. Подрядчик может считать, что ремонт кухонь его самая прибыльная работа, а на деле бизнес держится как раз на ванных.
Мелкие допработы здесь тоже играют большую роль. Полка, розетка, ещё один слой краски: каждая кажется пустяком, и поэтому ни одна не записывается. За один проект таких набирается несколько, и вместе они составляют разницу между прибыльным проектом и проектом, который лишь возвращает затраты.
Где это ломается
Почему так происходит
- Затраты добавляются без учёта
- За изменения по работам не выставляют счёт
- Платежи задерживаются
- Нет сравнения плана с фактом
Цена для бизнеса
- Проекты, прибыльные на бумаге, давят на денежный поток
- Трудно понять, где уходит прибыль
- Владелец бизнеса узнаёт о проблемах слишком поздно
- Будущие цены назначаются на глаз
Цена неизмеренной прибыльности двойная: деньги, потерянные в этом проекте, и неверные решения о ценах, бригаде и видах работ, которые переходят в следующие проекты. Кто проверяет только в конце, получает урок, когда с ним уже ничего нельзя сделать.
Тревожные признаки
- Расходы, не привязанные к проекту
- Никто не отслеживает допработы
- Нет картины денежного потока
- Материалы покупаются без понятного бюджета
Как решить это рабочим процессом
Сравнивать цену с затратами
До начала работ записывают бюджет проекта по тем же позициям, что и в смете: материалы, работа и субподрядчики. Бюджет и есть базовая линия, с которой сравнивают каждый расход.
Вовремя фиксировать расходы и допработы
Каждый расход, чек или счёт субподрядчика записывают в проект в день, когда он появился, а не в конце месяца. Каждая согласованная допработа добавляется и к доходу, и к бюджету.
Проверять открытые платежи
Доход, который ещё не собран, это не прибыль. Проверяют, что выставлено, что оплачено и какой остаток, чтобы проект, который выглядит прибыльным, не скрывал открытый долг.
Проверять прибыльность по ходу проекта
В середине проекта, а не только в конце, сравнивают затраты на сегодня с реальным ходом работ. Если израсходована половина бюджета, а сделана треть работы, самое время разобраться почему, оценить допработы или изменить дальнейший ход работ.
Даже без программы
В простой таблице: строка на каждый расход с датой, проектом, позицией и суммой, а на отдельном листе бюджет по каждой позиции. Сумма по позиции против бюджета даёт базовую картину. Правило, которое должно держаться: каждый чек записывается в ту неделю, когда он появился, а каждая допработа попадает и в доходы.
Чек-лист для самопроверки
Пройдитесь по списку на примере вашего текущего проекта. Пункт, на который нет ответа, и есть место, с которого стоит начать.
- Бюджет по позициям до начала работ
- Каждый расход привязан к проекту и позиции
- Часы бригады записываются по проектам
- Счета субподрядчиков записываются, когда приходят
- Каждая согласованная допработа попадает в доход и в бюджет
- Проверка того, что выставлено и что собрано
- Сравнение затрат с ходом работ в середине проекта
- Итог в конце проекта: сколько стоила каждая позиция против расчёта
Пример для наглядности: проверка в середине вместо сюрприза в конце
Пример для наглядности: случай собран из нескольких типичных работ и не описывает конкретного клиента.
В ремонте квартиры через пять недель подрядчик суммирует расходы, записанные в проект, и видит, что материалы уже дошли до восьмидесяти процентов своего бюджета, а плитка на пол и облицовка ещё впереди.
Проверка показывает две причины: клиент поменял плитку на более дорогую модель, и замену не оценили как допработу, а ещё один и тот же материал купили дважды, потому что не было ясно, что уже приехало на объект. Замену ещё можно оценить и согласовать с клиентом, а двойную закупку можно остановить.
Если бы та же проверка прошла только при сдаче, обе проблемы были бы уже закрыты: клиент возражал бы против допработы, которую заранее не согласовали, а лишний материал остался бы на складе. Разница не в расчёте, а во времени.
Чем может помочь RBM
RBM собирает деловую информацию вокруг проекта и помогает увидеть, что открыто, что задерживается и что может ударить по прибыли.
- Отчёт о прибыльности проекта: стоимость договора, согласованные допработы, исходный бюджет, оплата труда, субподрядчики, валовая прибыль и остаток к сбору
- Себестоимость проектов в реальном времени, с прогнозом на завершение
- Разрывы в выставлении счетов: работа, которую выполнили или согласовали, а счёт не выставили
- Приём с объекта: чек или расход после проверки попадает в нужный проект
- Утверждённая смета становится проектом с бюджетом, поэтому база для сравнения есть с первого дня
Читать дальше и инструменты
Частые вопросы
Когда проверять прибыльность?
В трёх точках: до начала проекта, во время работ и при закрытии. Кто проверяет только в конце, уже ничего не исправит.
Достаточно ли калькулятора прибыльности?
Калькулятор помогает увидеть картину, но нужен и постоянный учёт выполненных работ, расходов и платежей.
Чем валовая прибыль отличается от прибыли бизнеса?
Валовая прибыль это доход от проекта минус его прямые затраты: материалы, работа и субподрядчики. Прибыль бизнеса учитывает ещё и постоянные расходы, например машину, страховку и офис. По вопросам бухгалтерии и налогов стоит посоветоваться с бухгалтером.
Как записывать часы постоянной бригады на проект?
Проще всего каждый день отмечать, на каком проекте работал каждый рабочий, и считать дневную стоимость по тому, во сколько рабочий обходится бизнесу. Даже грубая оценка, записанная в тот же день, точнее догадки в конце проекта.
Что делать, если в середине видно, что проект выходит за бюджет?
Сначала понять, откуда перерасход: неоценённое изменение от клиента, неверная оценка какой-то позиции или потери. Изменение клиента оценивают как допработу, неверную оценку записывают для следующей сметы, а потери останавливают. В любом случае говорить с клиентом нужно до следующего этапа, а не при сдаче.
Нужно ли проверять прибыльность в небольшом проекте?
Да, и особенно в небольших проектах, потому что там одна неоплаченная допработа или лишний рабочий день стирают большую часть прибыли. Проверка небольшого проекта занимает несколько минут.
Лиды, проекты, сотрудники и деньги. Одна система для вашей ремонтной компании.
RBM связывает всё, что происходит в бизнесе, от первого обращения до последнего платежа, чтобы вы видели, что требует внимания, пока это не стало убытком.
Начинаете бесплатно, без карты. RBM Pro за ₪149 + НДС в месяц, когда деньги должны двигаться.