שליטה ברווחיות: לראות הפסד לפני שהוא נסגר בסוף הפרויקט

פרויקט שמפסיד כסף כמעט אף פעם לא נראה כך באמצע. הלקוח מרוצה, העבודה מתקדמת, והתשלומים נכנסים פחות או יותר בזמן. רק כשסוגרים את החשבון בסוף מתברר שהחומרים עלו יותר מהמתוכנן, שקבלן המשנה לחיפוי לקח יומיים נוספים, ושלוש תוספות קטנות בוצעו בלי שחויבו.

הסיבה היא שהעלויות מתפזרות: קבלות מהחנות בכיס של העובד, חשבונית של קבלן משנה במייל, שעות של הצוות במחברת. אף אחד מהמקורות האלה לא מחובר לפרויקט, ולכן אי אפשר לראות את התמונה עד שמישהו יושב ומחבר הכל ביד, בדרך כלל כשכבר מאוחר מדי לתקן.

וכשהתמונה לא ברורה, גם ההחלטות על הפרויקט הבא מתקבלות לפי תחושה. קבלן יכול לחשוב ששיפוצי מטבחים הם העבודה הרווחית שלו, כשבפועל דווקא חדרי הרחצה מחזיקים את העסק.

גם תוספות קטנות משחקות כאן תפקיד גדול. מדף, נקודת חשמל, שכבת צבע נוספת: כל אחת נראית זניחה, ולכן אף אחת לא נרשמת. בפרויקט אחד מצטברות לפעמים כמה תוספות כאלה, שביחד הן ההבדל בין פרויקט רווחי לפרויקט שרק מחזיר את ההוצאות.

בשיפוץ דירה, אחרי חמישה שבועות, הקבלן מסכם את ההוצאות שנרשמו לפרויקט ורואה שהחומרים כבר הגיעו לשמונים אחוז מהתקציב שלהם, כשהריצוף והחיפוי עוד לפניו.

הבדיקה מגלה שתי סיבות: הלקוח החליף אריחים לדגם יקר יותר וההחלפה לא תומחרה כתוספת, ונוסף על כך אותו חומר נקנה פעמיים כי לא היה ברור מה כבר הגיע לשטח. את ההחלפה עוד אפשר לתמחר ולאשר מול הלקוח, ואת הקנייה הכפולה אפשר לעצור.

אם אותה בדיקה הייתה נעשית רק במסירה, שתי הבעיות כבר היו סגורות: הלקוח היה מתנגד לתוספת שלא אושרה מראש, והחומר העודף היה נשאר במחסן. ההבדל הוא לא בחישוב, הוא בתזמון.